L’obbligo della fattura elettronica verso la pubblica amministrazione comporta, oltre alla creazione del documento, la sua trasmissione al destinatario sempre con modalità telematica attraverso il sistema di interscambio dell’agenzia delle Entrate e la conservazione elettronica. Pertanto, anche per queste due fasi, è necessario osservare le disposizioni imposte dalle regole tecniche emanate in attuazione del Cad (Codice dell’amministrazione digitale – Dlgs 82/2005 e successive modificazioni).

Per quanto riguarda la trasmissione al destinatario pubblico le norme consentono di utilizzare diversi canali: quello più utilizzato per realizzare trasferimenti diretti dal fornitore allo Sdi e dallo Sdi al cliente pubblico è la Pec (posta elettronica certificata). Ovviamente la Pec ha dei limiti strutturali di trasporto. Allora, in specifiche situazioni, è possibile realizzare il trasferimento con altri mezzi di trasmissione (quali sistemi di cooperazione applicativa basata su apposite convenzioni con lo Sdi). Questi sistemi sono per lo più realizzati da intermediari che mettono a disposizione dell’emittente dei canali più strutturati con possibilità di trasferire una quantità di informazioni maggiori.

Per la trasmissione un elemento fondamentale da indicare è l’Ipa (indice delle Pa). Per ottenere l’Ipa, molte volte, non conviene attendere la comunicazione dell’ente pubblico destinatario ed è opportuno attivarsi contattando direttamente il proprio cliente.

Il consiglio è di imporre all’ente al momento della stipula o del rinnovo del contratto di inserire nello stesso una clausola che espliciti quale sia l’Ipa da indicare e quali siano la tipologia di documenti o di informazioni che è necessario accludere alla fattura. Definire con il destinatario i dettagli consente di evitare che la fattura sia scartata dallo Sdi o venga rifiutata o non pagata dall’ente destinatario per carenza degli identificativi su cui appoggiare il bonifico.

Anche l’arrivo allo Sdi è caratterizzato da fasi e reazioni ben delineate che vanno debitamente monitorate dal contribuente.

Dopo aver inviato la fattura e ottenuto la notifica che la stessa è stata ricevuta dall’ente destinatario è necessario conservare la fattura in modo elettronico. La stampa di un documento gestito in modalità del tutto virtuali può avere valore giuridico solo se la sua conformità è attestato da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato ovvero se la copia analogica di un documento informatico viene materializzata nel rispetto delle regole tecniche del Cad allora la sua conformità all’originale ha efficacia probatoria solo se la stessa non è disconosciuta. La conservazione elettronica della fattura inviata al cliente pubblico deve essere garantita almeno per dieci anni.

29 marzo 2015 – tratto da sole24ore.com

Il servizio di trasmissione della fattura elettronica è attivo presso i nostri studi.

Studio Bambagioni